关于为城镇企业在职职工建立

“电子人事档案”的通知

各企业：

为全面落实淄博市人力资源和社会保障局《关于为城镇企业职工建立“电子人事档案”的通知》（淄人社〔2020〕66号）文件精神，进一步加强我区城镇企业职工档案管理，推进“放管服”“一次办好”改革，提高档案信息化数字化水平，方便群众业务办理，根据《电子档案移交与接受办法》（国家档案局档发（2012)7号）规定，结合博山区城镇企业人事档案工作实际，确定在全区开展为城镇企业职工建立“电子人事档案”（以下称电子档案）工作，现将有关事项通知如下：

一、建立电子档案的范围及标准

建立电子档案的范围：我区参加企业养老保险的各类单位职工。电子档案的标准和内容，按照《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》、《人事档案管理制度》等规定，电子档案的扫描、标准和内容按以下标准处理。

（一）电子档案扫描标准

1. 拍摄、扫描图像格式为 JPG. PDF。

2. 采用彩色扫描、拍摄模式，扫描分辨率不低于 200dpi，对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况，可将分辨率提高到300-400dpi， 高拍仪不低于500万像素。

3. 成像的图片必须与纸质材料大小吻合，减少除纸质材料外其余部分的拍摄。

4. 图像清晰，无歪斜（图片倾斜应小于3度）、对比度适中。

5. 图片顺序应与纸质材料顺序一致。

6. 电子档案制作依据：档案著录规则GB3792. 5-85文件；DA-T 31-2005纸质档案数字化技术规范；GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范。

（二）电子档案的具体内容

建立《职工个人信息表》， 主要包括：姓名（曾用名），身份证号，档案最早记载出生时间，政治面貌，学历，最高学历及专业，参加工作时间，专业技术职务名称，干部（工人）身份，最高奖励情况（含授予部门、称号），受处分情况（含开除、自动离职等处分），符合条件的特殊工种职工从业情况（含从事特殊工种单位、工种名称、起止时间）， 户籍，个人账户前缴费历史维护（含审定的企业职工92年至95年缴费工资）。

按以下分类对档案进行整理，并建立《电子档案目录索引》：（1)履历材料；（2)自传材料；（3)鉴定、考核、考察材料；（4)评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；(5)政审材料；（6)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；（7)奖励材料；（8)处分材料；（9)招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；（10)其他可供组织参考的材料。

其中，符合规定条件的特殊工种人员，对其档案中从事特殊工种的记载情况予以封定，对于档案中不能全面反映职工从事特殊工种信息的，经人社部门审核，可把职工从事特殊工种的相关原始材料（如单位工资发放表、考勤表等）复印件一并纳入电子档案内容。此类材料归到第（10)类。

二、电子档案的建立及时间安排

电子档案的建立实行“集中部署、分级负责、分步推进”的办法。

（一）时间安排。2020年6月底前完成今年下半年需要办理退休（退职）手续职工的电子档案建立工作。2020年底前完成1995年前参加工作职工（含符合规定条件的特殊工种人员）的电子档案建立工作。2021年底前完成剩余职工电子档案建立工作。

（二）扫描时间和方式。请各单位对今年下半年符合退休条件、需要办理退休（退职）手续职工的档案先行梳理，明确人员名单、退休时间、养老保险缴费等相关情况，并填写《企业在职职工建立电子人事档案统计表》（附件），务必于5月31日前将统计表电子版发送至区人社局劳动关系科邮箱，邮箱地址为bsrsjldgxk@zb.shandong.cn，具体档案扫描时间和扫描方式另行通知。

（三）电子档案的日常维护。电子档案建成后，各有关单位要妥善保管，逐步完善，规范管理，日常形成的档案材料按时归档的同时，同步完成电子档案的建立。

三、其他要求

（一）强化主体责任。各单位是职工电子档案管理和应用主体，要对职工电子档案的真实性、完整性负责。

（二）建立定期抽查制度。各档案管理使用单位每年要按照一定比例对所采用的电子档案信息进行随机抽查。发现企业有弄虚作假行为的，要将其列入违规企业黑名单和严重失信行为责任人名单。对涉嫌违法犯罪的，移送司法机关处理。

联系电话：0533-4250665

                   博山区人力资源和社会保障局

                            2020年5月18 日

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